Een jaar werken met alleen vaste medewerkers

In oktober 2021 startte Benjamin Martens als bestuurder bij Libertas Leiden. Vanaf het begin van zijn aanstelling ging hij in gesprek met medewerkers, cliënten en bewoners. Uit deze gesprekken kwam naar voren dat medewerkers zich niet gezien en gehoord voelden en dat zij de wisselende samenstelling van teams door de inzet van ZZP’ers en uitzendkrachten ook lastig vonden. Daarmee was ook de verbinding met de organisatie, de identiteit, wat weggezakt. Ook cliënten en bewoners gaven aan de vele wisselende gezichten als een knelpunt te ervaren. Daardoor ontstond in het voorjaar van 2022 het idee om te stoppen met de inzet van uitzendkrachten en ZZP’ers. Op 1 september 2022 was het zo ver en vanaf dat moment doen wij ons werk met alleen onze eigen medewerkers. We zijn nu een jaar verder, hoe is het gegaan en hoe gaat het nu?

Voor 1 september 2022

Medewerkers en leidinggevenden grepen voor 1 september 2022 bij een openstaande dienst of plotselinge uitval van medewerkers in een routine terug op het “bel-een-bureau”-scenario. De mogelijkheden om de gaten op te vullen met collega’s van andere afdelingen of om medewerkers te vragen wat langer te werken, waren geen optie. Binnen de organisatie ontbrak de verbinding tussen afdelingen en tussen intra- en extramurale zorg. Iedereen was druk bezig met overleven.

Op 12 mei, de dag van de zorg, hebben we een borrel georganiseerd voor alle medewerkers. Daar bleek dat langzaamaan de positieve energie terugkwam en dat veel medewerkers weer echt blij waren dat ze bij Libertas Leiden werkzaam zijn. De betrokkenheid bij de organisatie groeide weer, mede door de zichtbaarheid van de bestuurder en andere MT leden. Deze positiviteit zong rond en oud-collega’s klopten weer aan en kwamen terug. Het personeelsbestand van Libertas Leiden begon te groeien.

Behalve aandacht voor onze medewerkers, was er ook aandacht voor de financiële situatie van Libertas Leiden. In 2021 ging 10 procent van de personeelskosten naar de uitzendkrachten en ZZP’ers. De conclusie daarbij was dat veel geld terecht kwam bij de detacheringsbureaus en tussenpersonen. Wij wilden dat dit geld besteed zou gaan worden aan onze vaste medewerkers.

En zo ontstond langzaam het plan om afscheid te nemen van de uitzendkrachten en ZZP’ers.

Mei – september 2022

Allereerst werd het idee van Benjamin gedeeld met het MT. Daar werd het idee met enthousiasme ontvangen, al werd het wel spannend gevonden. Ook de OR, Cliëntenraad, VVAR en de Raad van Toezicht stonden, ieder vanuit zijn eigen perspectief, in beginsel positief tegenover het idee. Er is gekeken naar wat er in het verleden allemaal al geprobeerd was om te stoppen met de inhuur van externen en wat niet was gelukt. Iedereen vond het moeilijk te geloven dat Libertas Leiden zonder externe medewerkers zou kunnen. Het leek het beste om zelf een crisis te organiseren door de oude patronen los te laten. De coronacrisis had immers laten zien dat er meer mogelijk is dan men in eerste instantie dacht. De datum 1 september 2022 werd vastgesteld en de voorbereiding kon beginnen.

Op weg naar 1 september hebben we het volgende gedaan:

We zijn in gesprek gegaan met alle medewerkers, met cliënten en bewoners, met mantelzorgers en met onze vrijwilligers. In alle groepen ontstond een mengeling van gevoelens, variërend van “het zou een keer tijd worden” tot “zijn ze nu helemaal gek geworden”. Er zijn transitieteams geformeerd waarin leidinggevenden, medewerkers en ondersteuning zaten die gezamenlijk hebben gesproken over wat er zou kunnen gebeuren en hoe dat dan opgelost zou moeten worden.

Er werd een crisisorganisatie ingericht om de eerste weken continu samen te kijken hoe het ging, wat de problemen waren, hoe we die konden oplossen en hoe we van elkaar konden leren. De zorg werd afgeschaald, vooral in de thuiszorg, in overleg met medewerkers, cliënten en mantelzorgers. Daar tegenover stond de opstart van een team Volledig Pakket Thuis.

De zorg werd op een andere manier georganiseerd. Zorgassistenten namen de huishoudelijke taken van de verzorgenden over. Ook werden er alternatieven gevonden in virtuele thuiszorg en werd veel meer met cliënten bekeken wat zij nog wel zelf konden.

Medewerkers uit de ondersteuning (Financiën, HR, secretariaat) werden in de eerste periode op vrijwillige basis ingezet om in de zorg te assisteren.

Spannend was het wel! Het leverde leidinggevenden slapeloze nachten op en ook een inlevering van de omzet. Maar dat is nu eenmaal de afweging van kwaliteit versus kwantiteit.

September 2022- heden

Ondanks het gevoel van veel medewerkers dat het een onmogelijke beslissing was, ging het eigenlijk van meet af aan goed. Ja, we hebben een paar crisismomenten gehad, maar de crisisorganisatie wist die altijd weer op te lossen. Bijvoorbeeld op nieuwjaarsdag 2023. Vakantie en een griepgolf dreigden roet in ons rooster te gooien en toen hebben we hulp gevraagd aan familieleden. Daar werd gelukkig gehoor aan gegeven.

Maar eigenlijk zijn we die crisismomenten alweer vergeten, want het vernieuwend personeelsbeleid heeft ons zoveel gebracht en opgeleverd. We leveren nu de zorg die we willen leveren: vertrouwd en dichtbij. Cliënten en bewoners zien vertrouwde gezichten en weten ook dat het altijd iemand is die in dienst is van Libertas Leiden.

De planners en roosteraars kennen inmiddels echt alle medewerkers. Zij bellen medewerkers uit andere teams als ze de planning niet rond krijgen. Hierdoor ontstaat echte samenwerking tussen alle teams, maar ook tussen onze verzorgingshuizen. Medewerkers zijn bereid om inzetbaar te zijn voor heel Libertas Leiden en niet voor één locatie. De impopulaire nachtdiensten worden onderling verdeeld. Er heerst een houding van: we lossen dit als team samen op, en de sfeer is goed. Ook de ondersteuning is nog steeds bereid om in te springen als het noodzakelijk is.

Financieel zijn we inmiddels ook op de goede weg. De thuiszorg en het VPT-team zijn aan het groeien, maar dat kan nog beter. Sinds we zijn gestopt met de inhuur van externen besparen we per maand ongeveer € 150.000. Van dit bedrag gaat een derde terug naar de medewerkers in een schaarse functie in de vorm van een arbeidsmarkttoeslag. Een schaarse functie is een functie waar voorheen een externe op ingezet werd. Deze toeslag zetten we niet in om personeel aan te trekken, iets waar bestuurders van VVT-organisaties uit de omgeving bang voor waren.

Onze drie kernwaarden zijn de afgelopen jaren ten volle ingezet: de aandacht in 2021 en 2022 heeft ertoe geleid dat medewerkers weer met plezier bij Libertas Leiden werken en tonen hierdoor aan ondernemend te zijn! De medewerkers ervaren nu dat er echt naar hen wordt geluisterd en komen met de ene verbetering na de ander. Het is een mooie ontdekking van allerlei verborgen potentieel en ideeën. Die ideeën worden serieus genomen en opgepakt indien mogelijk. We vinden het allemaal normaal dat we het werk alleen met eigen medewerkers doen, maar we realiseren ons ook dat er nog steeds zaken zijn die beter kunnen. En daar werken we met z’n allen hard aan!

Tips

Zorg dat bestuur en MT continu zichtbaar aanwezig is in de teams. Werk mee en vraag door, zo haal je op wat er écht speelt in de organisatie.
Zo niet nog belangrijker: doe wat met hetgeen je ophaalt, pak de problemen die medewerkers, cliënten en bewoners ervaren ook echt aan en betrek de teams hierbij.
De kosten gaan voor de baten uit, hou daar rekening mee. In ons geval resulteerde het afschalen van zorg extramuraal in een daling van de omzet. Weliswaar ten bate van kwaliteit en een reductie aan kosten door te stoppen met PNIL.
De omslag in één keer (organiseer een crisis) is een methode die afgezet dient te worden tegen andere opties voor verandering, afhankelijk van de organisatie en omstandigheden.

Wil je ook werken met vaste collega’s? Check onze vacatures op www.werkenbijlibertasleiden.nl