Samen sneller kennis en ervaring opdoen

‘Slimme technologie’ om cliënten te ondersteunen, zorgmedewerkers te ontlasten en de zorg te verbeteren is ruim voorhanden. Maar welke innovaties hebben écht meerwaarde? Ouderenzorgorganisaties ActiVite, DSV|verzorgd leven, Libertas Leiden en Topaz onderzochten dat samen in het project ‘Samen innoveren en slim organiseren in het verpleeghuis’. Elke organisatie testte een innovatie en deelde haar ervaringen. Tanja Ineke, bestuurder van Libertas, vertelt wat de samenwerking opleverde.

“De aanleiding voor onze samenwerking was eigenlijk heel praktisch”, zegt Tanja. “Er was in de regio geld beschikbaar via Zorg & Zekerheid voor extra innovatie. Een van de eisen was dat je het samen zou doen. ActiVite, DSV|verzorgd leven, Libertas Leiden en Topaz vonden elkaar omdat alle 4 organisaties wilden investeren in e-healthtoepassingen. Onze verwachting was dat we samen sneller kennis en ervaring konden opdoen.”

Stel een projectleider aan, maak een structuur en kies een methodiek
De 4 bestuurders gingen bij elkaar zitten om ideeën te inventariseren. “We stelden onszelf de vraag ‘waarom doe ik mee, wat wil ik bereiken?’”, vertelt Tanja. “Dat ging natuurlijk alle kanten op. Onze conclusie was dat we een externe projectleider nodig hadden. Iemand die zijn of haar sporen al verdiend had, die de wereld van e-health en domotica goed kende.” De projectleider zette een heldere projectstructuur op, met van iedere organisatie één interne projectleider en een bestuurlijk platform dat besluiten neemt. “Via een methodiek van ‘trechteren’ kozen we vervolgens 4 innovaties. Dan begin je met een groslijst van ideeën. Je streept er steeds een aantal weg totdat je alleen bruikbare ideeën overhoudt.” Dat wegstrepen gebeurde aan de hand van criteria als ‘te betalen’, ‘geaccepteerd door de werkvloer’, ‘op te leveren binnen de duur van het project’. Ook maakten de organisaties de principekeuze ‘we doen alle 4 iets anders’. “Iets dat bij de eigen organisatie kansrijk zou zijn en door de uitwisseling maximale kruisbestuiving zou krijgen.”

Asset tracking en elektronische toedienregistratie medicatie
Topaz ging aan de slag met ‘asset tracking’. Het idee is dat hulpmiddelen – zoals een tillift of een infuuspaal – een sensor krijgen, zodat medewerkers ze altijd snel kunnen vinden via een app. “Heel interessant, want het zoeken naar hulpmiddelen staat hoog op het frustratielijstje van zorgmedewerkers”, zegt Tanja. “Uit de pilot bleek echter dat de tijd hier nog net niet rijp voor is. Maar ik houd het in mijn achterhoofd voor de toekomst.” DSV|verzorgd leven deed een proef met elektronische toedienregistratie om de medicatieveiligheid te verbeteren. “Met succes, want DSV breidt het nu uit naar de andere locaties.”

Slimme zorgomgeving en slim incontinentiemateriaal
Libertas Leiden startte met een slimme zorgomgeving. “Door de coronacrisis zijn we iets minder ver gekomen dan we wilden”, aldus Tanja. “Maar we hebben genoeg goede ervaringen opgedaan om te weten dat we de functionaliteiten van het systeem willen uitbreiden en dat we ook andere locaties gaan meenemen. Omdat het bewoners meer eigen regie geeft.” ActiVite deed een pilot met slim incontinentiemateriaal. “Een veelbelovende innovatie die de kwaliteit van de zorg én het werkplezier bevordert. Alleen onze businesscase is niet sluitend. Er lijkt een niet realistisch verdienmodel van de leverancier achter te zitten. Dankzij de pilot van ActiVite gaan we nu met een aantal organisaties die het slim incontinentiemateriaal gebruiken in gesprek met de leverancier en het ministerie van VWS. We hopen tot een prijsontwikkeling te komen die de businesscase sluitend maakt.”

Meer opbrengsten van de samenwerking
Samenwerking tussen de 4 organisaties was overigens niet nieuw. “We doen al best wat dingen samen, zoals de stedelijke nachtzorg en nu de COVID-unit in Leiden”, vertelt Tanja. “Maar de impuls die van dit project uitging om kennis te delen en elkaar te inspireren was wél nieuw.” Het was ook de eerste keer dat de 4 organisaties samen een projectleider inhuurden. “Samen hadden we daar budget voor. Gelukkig maar, want het heeft ons veel verder gebracht dan wanneer we ieder onze eigen pilots hadden gedaan.” Tanja wil de structuur van het project graag vasthouden: samen een projectleider inhuren, ieder een project doen en de opbrengsten delen. “Voor bestuurders is het heel leuk en nuttig om elkaar op een andere manier leren kennen. We zien en spreken elkaar best vaak in allerlei verband, maar voor dit project gingen we de diepte in. Je krijgt meer inzicht in elkaars organisatie, dat is heel leerzaam.” En dat gebeurde niet alleen op bestuurlijk niveau. “Een van onze teammanagers is de interne projectleider. Voor dit project kwam hij niet zo vaak in contact met collega’s van andere organisaties. Nu wel. Hij vindt dat heel waardevol. Eigenlijk is het een soort lerend netwerk, waar we op verschillende manieren de vruchten van plukken.”

Kennisdeling in de regio
Naast onderlinge kennisdeling, delen we de opgedane kennis en ervaring zoveel mogelijk ook met andere partijen in de regio. Zo worden regelmatig ervaringen uitgewisseld tussen de verschillende regionale projecten die vanuit Zorg & Zekerheid worden ondersteund. Op 11 februari organiseren we tijdens de Slimme Zorg Estafette in samenwerking met Care2Care een online bijeenkomst over de regionale aanpak en de ervaringen aan de hand van één van de projecten: slim incontinentiemateriaal.